Gebruikerservaring ROC Nijmegen

 

   
 

Gebruikerservaring Examenplanner

 

 

 

 

 

 

   

 

   

 

 

   

 

   

 en Sport op Maat als examenprogramma

Frank Bergervoet, coördinator van het Sport op Maat-programma van ROC Nijmegen, werkt al meer dan vijftien jaar met het gelijknamige portal Sport op Maat. Alle inschrijvingen worden ermee georganiseerd: van een wintersportweekend tot een handbalclinic of een workshop gezond koken. “We kunnen niet meer zonder”, zegt hij over het online portal. “Als de site uit de lucht zou gaan, kunnen we wel naar huis.”

 

Van blaadjes invullen naar online inschrijven 

“We begonnen toentertijd met 600 leerlingen die we nog net handmatig konden inschrijven,” vertelt Bergervoet. “Dat begon met blaadjes invullen en later gingen we gebruik maken van Excel. We planden toen de herfstvakantie in om alle voorkeuren van leerlingen in Excelsheets te verwerken.” Al snel werd er bij ROC Nijmegen gezocht naar een digitale oplossing. “Er worden zoveel clinics aangeboden en inmiddels hebben we 6000 leerlingen. Die inschrijvingen kunnen niet meer anders dan digitaal geregeld worden.”

 

Meer dan een systeem voor inschrijvingen 

Het online portal van Sport op Maat neemt als het aan Bergervoet ligt niet alleen administratie van inschrijvingen uit handen. Voor ROC Nijmegen is het ook een systeem dat bijdraagt aan de professionele ontwikkeling van leerlingen. “Onze leerlingen zijn niet allemaal even zelfstandig. Met Sport op Maat leren zij verantwoorde keuzes te maken, want er zijn consequenties aan een keuze verbonden. Het is daarom een goed systeem om zelfstandigheid te trainen." Wat hierbij helpt is dat Sport op Maat naast inschrijvingen ook de voortgang van individuele leerlingen bijhoudt. “Veel leerlingen vinden het leuk om de clinics en workshops te volgen, maar dat geldt niet voor alle leerlingen. Het is dus belangrijk dat er goed gemonitord wordt, zeker omdat het programma een eindexamen vak is, en dat lukt met Sport op Maat.” 

 

 

“We kunnen niet meer zonder. Als de site uit de lucht zou gaan, kunnen we wel naar huis.”

 

 

Persoonlijk contact met beheerders

In 2019 is Sport op Maat overgenomen door InnovaApps. Frank Bergervoet is te spreken over de nieuwe beheerder. “In het verleden is de website nogal eens traag geweest. Sinds Sport op Maat onder InnovaApps valt, merken we dat de website sneller is geworden. Bovendien is er veel ruimte voor persoonlijk contact. De softwareontwikkelaar is al drie keer in korte tijd bij ons op school geweest en we worden snel geholpen als we contact opnemen. Er wordt goed met ons meegedacht over verbeteringen en dat is erg positief.” Aan verbeteringen blijft samen met InnovaApps gewerkt worden, ook al is de app al jaren in gebruik. “We merkten dat leerlingen struikelen over de grote hoeveelheid clinics. Daarvoor hebben we nu een nieuw systeem bedacht. Leerlingen voeren eerst hun voorkeuren in en krijgen dan te zien welke workshops erbij passen. We hopen dat InnovaApps dit te zijner tijd kan uitvoeren.”

 

Aanrader voor alle ROC’s

De Sport op Maat-coördinator van ROC Nijmegen zou de app zeker aanraden bij andere onderwijsinstellingen. “We hebben al veel contact met ROC’s uit het land over ons sportprogramma. Vaak zien we dat scholen zelf een systeem willen ontwikkelen. Uiteindelijk blijken ze niet in staat om het zelf te maken, want een programma met veel verschillende activiteiten wordt al snel zo ingewikkeld, dat je beter in zee kunt gaan met een softwareontwikkelaar. “ 

 

 

Nieuwsgierig geworden naar Sport op Maat? Lees hier meer over deze softwareoplossing.

ROC Nova College organiseert rijksexamens digitaal

Nederlands, Engels en rekenen: het zijn vakken waarvoor mbo’ers verplicht examen moeten doen. Het Nova College besloot in 2013 om de inschrijvingen van die examenmomenten centraal en digitaal te regelen. Het Centraal Examenbureau (CEB) werd opgericht en de Examenplanner werd aangeschaft. “Met zeven grote vestigingen, was het voor ons geen optie om de planning van examens handmatig te doen”, vertelt Michelle Kulkens, projectmanager bij het ROC in Noord Holland. “Dat vergt veel tijd en de kans dat het fout gaat is hartstikke groot. Er was dus een systeem nodig waarmee we examens konden inplannen en studenten konden inschrijven. Zo kwamen we uit bij de Examenplanner; deze oplossing paste het beste bij onze wensen.”

 
Oplossingsgerichte samenwerking
Omdat de Examenplanner voorheen een andere beheerder had, staan innovaApps en het Nova College nog aan het begin van hun samenwerking. “Inhoudelijk moeten we elkaar goed weten te vinden. We hebben veel overleg om erachter te komen of we hetzelfde bedoelen.” Op dit moment is er dan ook veel contact tussen beide partijen, iets wat Kulkens erg prettig vindt. “We spreken elkaar zeker twee à drie keer per week. Ook als er iets aan de hand is, laten ze alles uit hun handen vallen en gaan ze meteen op zoek naar een oplossing. Ze nemen ons serieus en zijn snel in hun communicatie.”
 
Deelopleveringen
Tijdens die intensieve samenwerking zijn er al een aantal deelopleveringen van de Examenplanner geweest. “Examenmomenten konden bijvoorbeeld niet zomaar worden gewijzigd. Het Centraal Examenbureau moest een examen verwijderen en een nieuw moment toevoegen, waardoor alle studenten opnieuw ingeschreven moesten worden. Inmiddels gaat dat veel makkelijker”, licht Kulkens toe. Naast deze kleine aanpassingen wordt er ook gewerkt aan geheel nieuwe gebruiksmogelijkheden. “InnovaApps werkt nu aan een uitbreiding zodat niet alleen de digitale centrale examens, maar ook de mondelinge centrale examens met de Examenplanner kunnen worden ingepland. Hiermee hopen we het no show-percentage van de mondelinge examens flink terug te dringen. Het systeem stuurt namelijk een automatische e-mail wanneer er een examendatum is vastgelegd.”
 
 
 
"De softwareontwikkelaars nemen ons serieus en zijn snel in hun communicatie."
 
 
 
Tevreden docenten
De projectmanager van het Nova College ziet dat docenten de examenplanner waarderen: “Het systeem neemt veel werk uit handen. Dat weten we, omdat de planning van mondelinge centrale examens dus nog wel handmatig gebeurt.” Tegelijkertijd blijven de docenten volgens Kulkens een belangrijke spil in het proces, omdat zij de controle over de examinering in handen houden. “Dat moet ook, omdat zij het leerproces van de leerling het beste in beeld hebben. Docenten bepalen zelf wanneer een student klaar is voor een examen en kiezen in de Examenplanner een geschikt examenmoment uit. Hierdoor worden docenten serieus genomen, terwijl de administratieve en organisatorische rompslomp bij hen wordt weggehaald.”
 
Uniek product
Het Nova College koos in 2013 heel bewust voor de Examenplanner. De onderwijsinstelling deed een marktverkenning en kwam erachter dat er weinig goede software wordt aangeboden om de planning van examens te automatiseren. “InnovaApps heeft dus een goed product in handen,” sluit Michelle Kulkens af. “Het is efficiënt en tijdbesparend en daarmee is het absoluut een handige tool om mee te werken.”
 
Nieuwsgierig geworden naar de Examenplanner? Lees hier meer over deze softwareoplossing.